1. Penyusunan pidato sambutan resmi
Sudah menjadi kebiasaan di negara kita ini bahwa pada peristiwa-peristiwa penting seperti hari ulang tahun sesuatu Organisasi/ badan, kongres dari suatu Organisasi, dan lain sebagainya, para pejabat tinggi apabila ia seorang Mentri Dirjen, atau Direktur di minta untuk memberikan pidato sambutan. Sambutan itu dapat di berikan secara langsung (tanpa teks) dengan hadirnya pejabat yang bersangkutan, atau dapat pula di berikan secara tertulis yang di bacakan oleh seorang wakil/ utusanya. Dan kadang-kadang dapat juga terjadi bahwa sang pejabat yang bersangkutan hadir sendiri memberikan sambutanya dengan membaca teks yang telah dipersiapkan. Penulisan naskah pidato sambutan ini merupakan salah satu bagian dari pengetahuan tentang teknik berpidato di depan umum.
2. Isi pidato sambutan
Pidato sambutan seorang pejabat itu bisa berisi:
- Penjelasan mengenai kebijakan yang telah ditetapkan atas sesuatu bidang tertentu (policy statement).
- Penjelasan mengenai hasil-hasil yang pernah di capai dari pelaksanaan sesuatu kebijakan.
- Permasalahan yang di hadapi serta pembahasanya yang disertai dengan cara-cara pemecahan masalahnya.
- Penjelasan mengenai langkah-langkah yang sedang/ akan diambil mengenai bidang yang bersangkutan.
Dengan demikian maka isi pidato sambutan seseorang pejabat itu biasanya lebih bersifat “memberikan pengarahan” atau “memberikan informasi” tentang hal-hal yang perlu atau patut diketahui oleh khalayak serta “menghimbau” (to persuade) untuk melakukan sesuatu.
Mengingat pidato sambutan sering mendapat perhatian serta diikuti secara cermat oleh khalayak yang bersangkutan, maka perlu di usahakan agar pidato sambutan itu dapat memenuhi persyaratan berikut:
a. Memuat uraian-uraian yang lengkap, pengkajian atas masalah-masalah, kesimpulan, dan saran-saran.
b. Uraian itu tegas dan konsisten, dalam arti tidak memungkinkan timbulnya pertanyaan-pertanyaan dan tafsiran-tafsiran yang berlainan dengan apa yang dimaksudkan. Oleh sebab itu konsistensi antara pernyataan-pernyataan, antara penggunaan istilah-istilah perlu diperhatikan.
c. Uraian itu jelas, cermat, dan sederhan. Pernyataan-pernyataan harus dalam bahasa yang jelas guna memudahkan timbulnya pengertian dan keyakinan serta tidak menimbulkan salah tafsir. Kejelasan perlu di perkuat dengan kecermatan, yaitu kecermatan dalam penelitian dan pemilihan bahan-bahan yang dipergunakan sebagai bahan pendukung analisis/ uraian. Untuk kejelasan juga perlu dipergunakan bahasa yang sederhana, yang mudah dimengerti.
3. Siapa yang ditugasi sebagai penyusun pidato sambutan?
Pejabat yang ditugasi untuk menyusun sambutan diberbagai departemen/instansi/pemerintah daerah tidaklah sama. Biasanya ada sekelompok orang yang ditugasi untuk melakukan pekerjaan itu, baik sebagai tugas utama maupun sebagai tugas sampingan/tambahan. Kelompok itu lazimnya disebut speechwriter yang khusus mempersiapkan naskah pidato.
Karena tugasnya begitu penting, maka spech writer itu seyogyanya diikutsertakan dalam rapat-rapat pejabat teras dalam pengambilan keputusan dan rapat-rapat kebijakan untuk dapat memperoleh gambaran yang jelas dan latar belakang permasalahan. Untuk pidato presiden, biasanya ada kelompok spech writer itu. Untuk tingkat menteri, terkadang ada kelompok spech writer, atau membebankan tiugas tersebut kepada staf ahli atau asisten-asisten menteri.
4. Proses penyusunan pidato sambutan
Penyusunan naskah pidato sambutan dilakukan melalui proses sebagai berikut:
a. Pemilihan/penentuan topik sambutan. Hal ini harus jelas agar dapat dijadikan pedoman dalam keseluruhan kegiatan penulis pidato.
b. Penentuan rencana pekerjaan beserta penjadwalanya. Setelah jelas topiknya maka perlu ditetapkan pekerjaan atau kegiatan apa saja yang harus dilakukan serta urut-urutan dan jadwal waktunya. Jadwal disusun berdasarkan batas waktu penyampaian naskah sambutan yang ditentukan (misalnya satu minggu).
c. Pengumpulan bahan. Pekerjaan ini bersangkutan dengan masalah dimana dan bagaimana mengumpulkan bahan-bahan sumber penyusunan pidato sambutan. Tentu saja pengumpulan bahan ini harus memperhatikan topik yang telah ditetapkan. Dalam hal ini yang harus diperhatikan bukan banyaknya bahan atau data, akan tetapi relevansinya. Bahan-bahan itu dapat diperoleh dari:
- Pengetahuan dan pengalaman sendiri.
- Studi kepustakaan: buku, dokumen, arsip, dan sebagainya.
- Pengamatan lapangan: observasi on the spot, wawancara, dan sebagainya.
d. Penulisan naskah pidato sambutan. Penulusan pidato naskah sambutan dilakukan melalui tahap-tahap berikut:
- Penentuan garis besar (outline) sambutan yang meliputi antara lain isi dan Sistematiknya.
- Penulisan konsep kasar berdasarkan outline tersebut.
- Revisi, penyempurnaan untuk menjadi konsep bersih.
- Memproduksi: pengetikan atau pencetakanya.
Sebagian besar atau boleh dikatakan hampir 80-85% dari keseluruhan naskah pidato itu terdiri dari batang tubuh pidato dan batang tubuh ini biasanya dipersiapkan sebelum Pendahuluan dan kesimpulan.
Dalam menyusun batang tubuh pidato itu, langkah pertama adalah memilih dan menyusun pikiran-pikiran pokok yang ingin dikemukakan.
- Menyiapkan butir-butir yang akan dikemukakan dalam batang tubuh (secara angan-angan atau menulis daftar pokok-pokoknya saja). Bahan-bahannya terdiri dari hasil pikiran, pengamatan, atau dari buku-buku serta pendapat orang lain.
- Dari daftar itu butir-butir tersebut dapat dikelompokkan menjadi 2 atau 5 buah pokok. Pokok-pokok yang ada kaitanya digabungkan menjadi satu kelompok.
- Hendaklah dilihat apakah pokok-pokok pikiran ini sudah mencakup persoalan-persoalan:
· Kelengkapan pokok-pokok ini dalam mencakup hal-hal yang ingin dikemukakan.
· Kerapihan masing-masing pokok pikiran ini satui sama lain tidak saling tumpang tindih.
· Tingkat signifikansi masing-masing kelompok harus sama.